A nivel mundial, la adopción de un sistema de gestión documental está experimentando un crecimiento significativo. Según el informe “MERCADO DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: CRECIMIENTO, TENDENCIAS, IMPACTO DE COVID-19 Y PRONÓSTICOS (2023 – 2028)” de Mordor Intelligence, se espera que este mercado, valorado en 5.510 millones de dólares, alcance los 11.470 millones de dólares en 2026, lo que representa un crecimiento anual del 13% en los próximos tres años.

En España, las empresas están aumentando su inversión en soluciones de gestión documental, registrando un incremento del 49%. Esto ha generado un volumen de negocio de 250 millones de euros en 2022, una cifra ya significativa y que demuestra que el proceso de eliminación del uso de archivos en papel está en marcha y no tiene vuelta atrás.

De acuerdo con Mordor Intelligence, con la implementación de un sistema de gestión documental y el establecimiento de políticas de uso racional del papel, las empresas pueden llegar reducir sus costes hasta en un 21%, una optimización nada despreciable.

Además, un 19% de las empresas destaca la automatización de los procesos documentales como un beneficio clave. La implementación de un sistema de gestión documental permite optimizar los flujos de trabajo y simplificar las operaciones, lo que conduce a una mejora significativa en la eficiencia y la productividad.

Otro beneficio mencionado por el 14% de las empresas incluidas en el informe, es la mejora del servicio al cliente. Al agilizar los flujos de trabajo y tener acceso rápido y seguro a la información, se pueden brindar respuestas más rápidas y precisas, lo que se traduce en una mejor experiencia para el cliente.

Estos datos demuestran claramente que la adopción de sistemas de gestión documental está en aumento y ofrece beneficios tangibles para las empresas. Además de los beneficios económicos, como la reducción de costes, la automatización y la mejora del servicio al cliente, implementar un sistema de gestión documental es una estrategia clave para mantenerse competitivo en la era digital actual.

Importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental

Antes de explorar los beneficios específicos, es importante comprender por qué implementar un sistema de gestión documental es esencial para cualquier empresa. Esta herramienta proporciona una solución integral para el manejo de documentos, permitiendo una gestión más efectiva y estratégica de la información en todos los niveles de la organización. Al implementar un sistema de gestión documental, tu empresa puede:

1. Optimizar la organización de la información

Con un sistema de gestión documental, los documentos pueden ser estructurados, etiquetados y almacenados de manera ordenada, lo que facilita la búsqueda y recuperación rápida de la información. Ya no será necesario perder tiempo buscando documentos en archivadores físicos o navegando por diversas carpetas en el servidor de la empresa.

2. Mejorar la eficiencia y la productividad

Un sistema de gestión documental automatiza tareas repetitivas y flujos de trabajo, lo que reduce la carga de trabajo manual y libera tiempo para actividades más estratégicas. Al facilitar la búsqueda y el acceso rápido a la información, los empleados pueden tomar decisiones informadas de manera más ágil, lo que mejora la eficiencia y la productividad en toda la empresa.

3. Fortalecer la seguridad y el control de documentos

La seguridad de la información es una preocupación fundamental para las empresas. Un sistema documental ofrece medidas de seguridad avanzadas, como el control de acceso y la asignación de permisos, lo que garantiza que los documentos confidenciales estén protegidos y solo sean accesibles por personas autorizadas. Además, un sistema de gestión documental permite rastrear las actividades realizadas en los documentos, lo que brinda mayor control y trazabilidad.

4. Cumplir con las regulaciones y normativas

Muchas industrias están sujetas a regulaciones y normativas específicas en cuanto a la gestión y conservación de documentos. Implementar un sistema de gestión documental te permite establecer políticas de retención, mantener un registro de auditoría y garantizar el cumplimiento normativo. Esto reduce el riesgo de sanciones legales y asegura que tu empresa esté alineada con las normas aplicables.

5. Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo

Un sistema de gestión documental facilita la colaboración entre equipos al permitir el intercambio de documentos electrónicos de manera simultánea y la posibilidad de realizar revisiones y comentarios en tiempo real. Esto promueve la colaboración remota y mejora la comunicación entre los miembros del equipo. Además, al establecer flujos de trabajo automatizados, se agilizan los procesos de revisión y aprobación de documentos, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo.

El valor de un sistema de gestión documental

En síntesis, implementar una solución de estas en tu empresa es de vital importancia en la era digital. No solo te permite organizar y acceder de manera eficiente a la información, sino que también mejora la productividad, fortalece la seguridad de los documentos, garantiza el cumplimiento normativo y fomenta la colaboración y el trabajo en equipo. Un gestor documental se convierte en una herramienta esencial para optimizar tus procesos empresariales y mantener la competitividad en el mercado actual.

No subestimes el valor de contar con un sistema de gestión documental en tu empresa. El impacto positivo que puede tener en la organización y el flujo de trabajo es significativo. Implementar una herramienta de estas te brindará una ventaja estratégica al agilizar tus operaciones, mejorar la toma de decisiones y permitir un acceso rápido y seguro a la información crítica.